フリーランスが信頼される為のコミュニケーション術〜報告の4原則〜

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現状維新、副代表の島田です。フリーランスはいろんな方々と連絡を取り合う機会があります。
その中で1つ1つの報告の質でビジネスのスピードも変わってきます。
今回は報告によるミスコミュニケーションを減らす方法を紹介していきます。

報告の4原則を意識し、実践することで確実にコミュニケーションの質が上がり、ビジネスパートナー、クライアント、メンターなど様々な人からの信頼度が向上します。

ぜひ参考にしていただけたら嬉しいです(^ ^)

タイムリーな報告

報告というのは基本的には相手から催促される前に行うのがベストです!実は報告を受ける側は自分が欲しいタイミングで相手が報告をしてくれると一気に相手に対して「この子!!出来る子!!」と思ってくれます。
なんでも自分が欲しいタイミングでくれたら嬉しいですよね。

とは言っても、そんな相手が欲しいタイミングっていつだよ?と思う方もいらっしゃると思います。

一番簡単な方法としては「相手に確認すること」です!

「この件については明日の12時に1度報告あげます。いいですか?」

この一手間がミスコミュニケーションを無くすカギです!
これを確認しておくと「あ、もうちょっと早めに欲しいな」とか具体的な指示をくれます。
進捗報告、中間報告も同様、相手に状況を把握してもらうためにもタイムリーな報告を意識しましょう。

そして注意しなければならないのが悪い報告こそ早くすること。
悪い報告は「怒られるんじゃないか」「評価が下がるんじゃないか」などの不安から後回しにしてしまうことがあります。
むしろ相手にとっては後回しにされることが一番、怖いのです。

悪い報告は早めに対処できれば大きな問題にならないことが多いんです。自分は過去にクレームの対処、報告を少し遅らせてしまったがために、問題が大きくなってしまったことがあります。

最初にクライアントが怒っていたことは「商品に対する不満」でした。
しかし、最終的にクライアントが怒っていたのは最初の不満の内容ではなく自分の対応の遅さでした。
最初に早く対応していれば済んだものの、後回しにした結果、問題が大きくなってしまったんです。
こうならないためにも悪い報告こそ勇気を持って早めにやりましょう!

ポイント
相手が欲しいタイミングで報告する
悪い報告こそ直ぐにする

悪い例
そもそも報告しない(相手の連絡待ち)
報告していれば早めに問題解決できたはずなのに報告が遅れて問題が大きくなってしまった

アラームを鳴らす

仕事の数を引き受けていくと「このままいくと終わらない」状態になることもあります。
計画が全て予定通りうまく言ったら苦労しませんからね。。笑
ここで大切なのが「このままいくと終わらない。間に合わない。」と思った時に報告できるかどうかです。

1ヶ月前から頼まれている案件があったとします。
期限2週間前に「このままいくと終わらない!」と気づいていたとします。
そこで報告せずに期限3日前に「このままいくと終わりません!」と報告したところで相手からしたら「え?それ分かった時点で先に言ってよ!」となるわけです。

でも、「このままいくと終わりません!」って言うと諦めている気がしてプロ意識が足りないんじゃないか・・と思う方もいらっしゃるかもしれません。 もしかしたらいないかも。

もし2週間前に報告していたら対応が変わったり、優先順位が変わったりすることがあるので注意しましょう。

一番良くないのは期限直前に「できませんでした」ということです。
「いや!まだ諦めずに対策すればいける!」と思うこともあると思いますが、その状況含めて報告するのがベストです。
常に相手に自分の状況を知らせるように心がけましょう。

ポイント
業務がうまくいかないと感じたら前もって連絡する。
「もう少し改善してから」報告しようとせず、直ぐに報告する

悪い例
期限間際になって「できませんでした」と報告すること
早めに報告していたら別の手が打てていた

要求されたレベルで報告する

きました!!この要求されたレベルで報告すると言うのが結構重要です。
実は「自分が報告したいこと」と「相手が報告してほしいこと」は違うことがあります。
むしろ違うと思ってた方が良いです。これで私は何度も怒られました_(:3 」∠)_

ここで大事なのが相手の立場に立って考えることが非常に大切です。
「ほしい情報」と「いらない情報」が混在した報告は相手からすると非常にわかりにくい報告です。
まず慣れるまでは報告する前に報告事項を全て書き出すことをお勧めします。
書き出してみると客観的に「これはいる、これはいらない!」と分けることができます。
そうすると「質問したいこと」「相談したいこと」も合わせて出すことがでいます。

報告を受ける側は「細かい報告」がほしいわけではなく、簡潔で分かりやすい報告を求めています。
報告すべき項目が全て揃っていることが大事です。

ポイント
相手が何を報告してほしいと思っているのかを把握する
報告前に考えを整理する
長い場合は所要時間を伝え、確認を取る

悪い例
報告が細かすぎる
報告すべき項目が不足している

結論から報告する

4つの中で一番大事なことがきました。

これがめっちゃ重要です!!

結論が見えない報告は聞く側が話を整理することになります。
「つまり、どういうこと?」や「話が長い」と言われてしまう方は注意が必要です。
結論が見えなくて楽しいのはドラマだけでいいんです笑

次の順番で報告すると相手に伝わりやすくなります。

結論どうなったか。
なぜそういう結論に至ったのか。
その結論を元に今後どうするのか。または相談したいのか。

この順番で報告するだけでミスコミュニケーションを防げます。
特に悪い報告やうまくいってない時の報告の場合、結論より先に言い訳を報告してしまう人が多いです。悪い報告をカバーするために防衛本能が働き、言い訳を無意識に並べてしまうことがあります。
この防衛本能が意外と厄介で、結構無意識に出てしまうんです。
報告する前に結論を先に書き出しておいてから望むのをお勧めします。

ポイント
結果を先に伝える
理由は後から説明する

悪い例
いつまでたっても結論が見えない
言いたいことがわからない

終わりに

報告の仕方1つを取ってもどんな報告をするかで相手との信頼関係に影響が出てきます。
フリーランスは物事の全ての責任が自分にあります。
自分のコミュニケーションの取り方一つで信頼されるフリーランスになれるかどうかが決まってきます。
ほとんどの仕事上での問題はミスコミュニケーションから起こります。
コミュニケーション能力が高ければそれだけ仕事上の問題は回避できます。

是非、信頼されるフリーランスになるために参考にしていただけたら嬉しいです^ ^